Kesähäiden juhlatilan varaaminen vaatii huolellista suunnittelua ja oikea-aikaista toimintaa. Suosituimmat häätilat varataan jopa 12-18 kuukautta etukäteen, erityisesti kesäkuukausien viikonloppujen osalta. Optimaalinen varausajankohta riippuu useista tekijöistä: juhlatilan suosiosta, häiden koosta ja valitusta ajankohdasta. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua varmistamaan unelmiesi juhlatilan kesähäihisi.
Miksi kesähäiden juhlatilan varausaika on niin kriittinen?
Kesähäiden juhlatilan varausaika on kriittinen, koska kesä-elokuun viikonloput täyttyvät nopeasti ja parhaat paikat varataan ensimmäisinä. Suomessa häistä noin 60% järjestetään kesäkuukausina, mikä tarkoittaa valtavaa kysyntää rajalliselle määrälle laadukkaita juhlatiloja. Erityisesti heinäkuun viikonloput ovat niin kysyttyjä, että monet parit joutuvat joustamaan päivämäärästä saadakseen haluamansa paikan.
Ajoissa varaaminen tuo merkittäviä etuja. Voit valita juuri sen päivän ja kellonajan, joka sopii parhaiten suunnitelmiinne. Lisäksi monet juhlatilat tarjoavat varhaisen varauksen alennuksia, jotka voivat olla jopa 10-20% normaalihinnasta. Kun varaat ajoissa, ehdit myös rauhassa tutustua ravintolan menuvaihtoehtoihin ja suunnitella juhlat yksityiskohtia myöten.
Myöhäinen varaaminen johtaa usein kompromisseihin. Saatat joutua valitsemaan arkipäivän viikonlopun sijaan tai tyytymään kauempana sijaitsevaan paikkaan. Pahimmassa tapauksessa joudut siirtämään häitä kokonaan toiseen ajankohtaan. Noormarkun ruukissa esimerkiksi suosituimmat kesäviikonloput Villa Ettin ja Noormarkun Klubin osalta varataan usein jo edellisen vuoden syksyllä.
Kuinka monta kuukautta etukäteen kesähäiden juhlatila kannattaa varata?
Kesähäiden juhlatila kannattaa varata 12-18 kuukautta etukäteen suosituille viikonlopuille ja 6-10 kuukautta arkipäiville. Suuret, yli 150 hengen häät vaativat pidemmän varausajan, sillä isoja juhlatiloja on rajallisesti. Pienet, alle 50 hengen häät onnistuvat usein lyhyemmälläkin varoitusajalla, mutta silti suosittelemme vähintään puolen vuoden varausaikaa.
Kaupunkialueilla ja suosituissa häädestinatiossa varausajat ovat pidempiä kuin maaseudulla. Esimerkiksi vanhoissa ja arvostetuissa miljöissä, kuten Noormarkun Klubilla, jossa on tilaa jopa 220 vieraalle, kesän parhaat päivät varataan usein heti edellisen kesän jälkeen. Arkipäivien häät ovat kasvattaneet suosiotaan, ja niille riittää usein 4-6 kuukauden varausaika.
Varausaikatauluun vaikuttaa myös valittu palvelupaketti. Jos tarvitset useita eri tiloja samasta paikasta, esimerkiksi vihkitilaisuutta ja juhlia varten, varaa aikaisemmin. Pelkkä juhlatila ilman lisäpalveluita on helpompi löytää lyhyemmälläkin varoitusajalla.
Milloin on paras hetki aloittaa juhlatilan etsintä kesähäitä varten?
Paras hetki aloittaa juhlatilan etsintä on heti kihlautumisen jälkeen, erityisesti jos suunnittelette häitä seuraavalle kesälle. Syys-lokakuu on ihanteellinen aika tutustua tiloihin, kun kesän häät ovat ohi ja henkilökunnalla on aikaa esitellä tiloja rauhassa. Tällöin näet tilat ilman juhlakoristeluja ja voit paremmin arvioida niiden sopivuutta omiin tarpeisiisi.
Talvikuukaudet ovat hiljaista aikaa monissa juhlapaikoissa, jolloin saat parempaa palvelua tiloihin tutustuessasi. Voit rauhassa vertailla eri vaihtoehtoja ja neuvotella sopimuksista. Monet paikat järjestävät talvella häämessuja, joissa voit tutustua useampaan tilaan samalla käynnillä. Ota yhteyttä juhlatilaan ja sovi henkilökohtainen esittely.
Kevät on viimeinen hetki varata kesähäiden tila, mutta valikoima on jo rajallinen. Jos aloitat etsinnän vasta maalis-huhtikuussa, varaudu siihen, että suosituimmat päivät ovat jo menneet. Toisaalta voit hyödyntää peruutuksia, joita tulee aina jonkin verran kevään aikana.
Mitä tapahtuu jos varaat juhlatilan liian myöhään kesähäihin?
Liian myöhäinen varaus tarkoittaa, että joudut tyytymään vapaana oleviin vaihtoehtoihin unelmatilojen sijaan. Hinnat ovat usein korkeampia, kun juhlatilat tietävät kysynnän ylittävän tarjonnan. Saatat joutua valitsemaan kauempana sijaitsevan paikan, mikä lisää vieraiden kuljetuskustannuksia ja vaikeuttaa järjestelyjä.
Kompromisseja joudutaan tekemään usein palveluiden suhteen. Haluamasi menu ei välttämättä ole saatavilla, tai joudut tyytymään valmiiseen pakettiin räätälöidyn sijaan. Myös lisäpalvelut ja erikoisjärjestelyt voivat olla rajallisia, kun aikaa suunnitteluun on vähemmän.
Vaihtoehtoisina ratkaisuina voit harkita arkipäivän häitä, jotka ovat edullisempia ja helpommin varattavissa. Toinen vaihtoehto on siirtää häät alkusyksyyn, jolloin tiloja on paremmin saatavilla. Kolmas ratkaisu on jakaa juhlat kahteen osaan: intiimi vihkitilaisuus kesällä ja suuremmat juhlat myöhemmin. Noormarkun ruukissa esimerkiksi Kolin sauna tarjoaa intiimin vaihtoehdon pienemmille juhlille jopa lyhyellä varoitusajalla.
Mitkä ovat kesähäiden suosituimmat viikonloput ja miten ne vaikuttavat varaukseen?
Kesähäiden suosituimmat viikonloput ovat juhannuksen jälkeiset viikonloput, heinäkuun viimeiset viikonloput ja elokuun ensimmäinen viikonloppu. Nämä ajankohdat varataan usein jo 18 kuukautta etukäteen, ja hinnat voivat olla jopa 30% korkeammat kuin muina ajankohtina. Erityisesti päivämäärät, jotka osuvat tasalukuihin tai ovat muuten symbolisia, täyttyvät nopeimmin.
Juhannuksen jälkeinen aika on suosittu, koska sää on yleensä lämmin ja vieraat ovat lomalla. Heinäkuun loppu puolestaan sopii hyvin ulkomailla asuville vieraille, jotka yhdistävät häät kesälomaan. Elokuun alku on perinteinen hääaika, jolloin kesä on vielä parhaimmillaan mutta syksyn työt eivät ole vielä alkaneet.
Vaihtoehtoiset ajankohdat parempaan saatavuuteen ovat kesäkuun alku ja elokuun puoliväli. Nämä ajat ovat yhtä kauniita mutta helpompia varata. Myös perjantai-illat ja sunnuntait ovat vähemmän kysyttyjä kuin lauantait. Saunatilat ja pienemmät juhlat onnistuvat usein myös suosituimpina ajankohtina, kun isot juhlasalit ovat varattuja.
Milloin kannattaa tehdä lopullinen varaus ja mitä huomioida sopimuksessa?
Lopullinen varaus kannattaa tehdä heti kun päivämäärä on varmistunut, yleensä 12-18 kuukautta ennen häitä. Monet juhlatilat tarjoavat ensin ennakkovarauksen, joka pitää tilan varattuna 1-2 viikkoa lopullista päätöstä varten. Tämä antaa aikaa varmistaa muut järjestelyt, kuten papin tai vihkijän saatavuus.
Sopimuksessa tärkeintä on tarkistaa peruutusehdot. Tyypillisesti varausmaksu on 20-30% kokonaishinnasta, eikä sitä palauteta peruutuksen yhteydessä. Loppumaksu erääntyy yleensä 2-4 viikkoa ennen tilaisuutta. Varmista, että sopimuksessa on maininta force majeure -tilanteista ja miten niissä toimitaan.
Muita tärkeitä sopimuskohtia ovat vierasmäärän muutokset, aikataulu ja lisäpalvelut. Varmista, että voit muuttaa vierasmäärää vielä muutama viikko ennen häitä. Tarkista myös, mitä hintaan sisältyy: tilavuokra, tarjoilut, henkilökunta ja tekniikka. Kokoustilojen yhteydessä olevat juhlatilat tarjoavat usein joustavia paketteja, joita voi muokata tarpeen mukaan. Pyydä aina kirjallinen sopimus, jossa kaikki yksityiskohdat on selkeästi kirjattu.
Kesähäiden juhlatilan varaaminen onnistuu parhaiten, kun aloitat ajoissa ja olet valmis tekemään päätöksen nopeasti löytäessäsi sopivan paikan. Muista, että täydellinen juhlatila on sellainen, joka sopii juuri teidän häihinne ja budjettiin. Varhainen suunnittelu antaa mahdollisuuden toteuttaa häät juuri sellaisina kuin olette haaveilleet, ilman turhaa stressiä ja kompromisseja.